辦公室的內(nèi)勤工作是公司里面上下聯(lián)系的樞紐，每天會(huì)同一大堆瑣碎事務(wù)打交道。比如同事出差的機(jī)票和酒店預(yù)訂、參與制度的制定、負(fù)責(zé)辦公用品的采購和預(yù)算、員工考勤的統(tǒng)計(jì)、會(huì)議安排以及車輛安排等等。因?yàn)橐芾砗芏喾矫娴氖聞?wù)，所以對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大的Excel是必須掌握的，起碼要熟悉Excel的一些求和、求平均值等公式。隨著工作的開展，要管理的數(shù)據(jù)量增加，為了避免出錯(cuò)，這個(gè)時(shí)候就要學(xué)會(huì)使用一些復(fù)雜的公式幫助自己的工作了。

　　在這么多的工作中，最讓人頭疼的可能就是員工的考勤工作，因?yàn)檫@是關(guān)系到大家的工資收入的問題。要是一不小心搞錯(cuò)了，導(dǎo)致同事扣錢那罪過就大了。所以，我對(duì)這塊工作異常仔細(xì)，終于摸索出一個(gè)用Excel管理考勤的方法，用這個(gè)方法不但減少了工作量，而且不會(huì)出錯(cuò)，讓工作更輕松。

　　做好考勤數(shù)據(jù)整理 繁雜無章變條理有序

　　考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人員名單、考勤登記符號(hào)等資料，而且為了便于每月月末制作工資表，還需要整理每個(gè)員工與工資表相關(guān)資料，如崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、保險(xiǎn)金等等。日常工作中將這些資料及時(shí)輸入Excel是非常必要的。

　　啟動(dòng)Excel2003，新建一個(gè)工作簿，將其命名，如“海澤科技有限公司考勤管理明細(xì)表”，在其中新建一個(gè)工作表，命名為“基礎(chǔ)資料”，在此表中輸入公司員工名單、員工名單、崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、保險(xiǎn)金、考勤年份、考勤月份、考勤符號(hào)以及考勤符號(hào)說明等內(nèi)容。所謂考勤符號(hào)，就是在每日登記考勤時(shí)我們所使用的記號(hào)，如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等，考勤符號(hào)可以根據(jù)自己公司的使用習(xí)慣而定，既可以使用文字，也可以使用圖形符號(hào)，而考勤符號(hào)說明則是為了方便考勤人識(shí)別，防止出錯(cuò)(圖1)。

　　為了便于以后考勤工作引用這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，應(yīng)該將一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)區(qū)域予以定義名稱，執(zhí)行“插入→名稱→定義”菜單命令，在彈出的“定義名稱”對(duì)話框中，添加4個(gè)新名稱，其分別為：?jiǎn)T工名單，其引用位置為“=基本資料!$A$3:$A$22”;年份，其引用位置為“=基本資料!$E$3:$E$7”;月份，其引用位置為“=基本資料!$F$4:$F$15”;出勤，其引用位置為“=基本資料!$G$3:$G$8”。
設(shè)計(jì)智能明細(xì)表 實(shí)現(xiàn)考勤自動(dòng)化

　　對(duì)于考勤工作來說，我的重中之重項(xiàng)目就是日?？记诘牡怯浌ぷ髁耍陆ㄒ粋€(gè)工作表，命名為“考勤明細(xì)表”，在此表的A2:AD2行中輸入明細(xì)表標(biāo)題，如“海澤科技有限公司 年 月份考勤表”，需要注意的是，為了便于調(diào)用考勤年、月信息，年月必須分別單獨(dú)存放，如年份存放在L2、月份存放在S2，然后單擊L2，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”菜單命令，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中，單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在其中選擇“允許”后面的“序列”選項(xiàng)，并且在下面的“來源”文本框中輸入公式“=年份”，關(guān)閉此對(duì)話框(圖2)。

　　采用同樣的方法，將S2的數(shù)據(jù)有效性來源設(shè)置為“=月份”，這樣在選擇考勤年月時(shí)，就可以直接單擊L2、S2，然后從彈出的下拉列表框中選擇相應(yīng)預(yù)置信息即可。

　　考勤登記表一般包括考勤人名單以及日常考勤登記情況，因此在此工作表的B列中存儲(chǔ)員工名單，在C5:AG5存放考勤星期，而在C6:AG6存放考勤日期，然后通過數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，將人員名單所在的B7:B200的數(shù)據(jù)有效性來源設(shè)置為“=員工名單”，日常登記考勤的數(shù)據(jù)區(qū)域C7:AG200的數(shù)據(jù)有效性來源設(shè)置為“=出勤”，同時(shí)為了便于日?？记诘怯浫藛T識(shí)別考勤符號(hào)，單擊數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框中的“輸入信息”選項(xiàng)卡，選中其中的“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”，然后在下面輸入信息文本框中，將前面的考勤符號(hào)說明復(fù)制過來。

　　為了能夠自動(dòng)準(zhǔn)確輸入日期信息，在存儲(chǔ)每月的第1日的C6中輸入公式“=DATE(L2，S2，1)”、第2日的D6中輸入“=C6+1”并依次類推，直到第27日的AC6，需要注意的是，由于考慮到每年2月份閏年的情況，在第28日的AD6中輸入公式“=IF(MONTH($AC6+COLUMN(A1))=$S2，$AC6+COLUMN(A1)，“”)”，第29日的AE6中輸入公式“=IF(MONTH($AD6+COLUMN(A1))=$S2，$AD6+COLUMN(A1)，“”)”，第30日的AF6中輸入公式“=IF(AE6=“”，“”，IF(MONTH($AE6+COLUMN(A1))=$S2，$AE6+COLUMN(A1)，“”))”，第31日的AG6中輸入公式“=IF(AF6=“”，“”，IF(MONTH($AF6+COLUMN(A1))=$S2，$AF6+COLUMN(A1)，“”))”，最后在存儲(chǔ)判斷每月第1日是星期幾的C5中輸入公式“=IF(C6=“”，“”，CHOOSE(WEEKDAY(C6，2)，“一”，“二”，“三”，“四”，“五”，“六”，“日”))”，并將此公式復(fù)制到其后面對(duì)應(yīng)的單元格中(圖3)。

　　需要注意的是，此處使用了DATE、CHOOSE、WEEKDAY等函數(shù)，主要是用來根據(jù)L2、S2中的數(shù)據(jù)判斷當(dāng)前日期以及當(dāng)前日期屬于星期幾，而IF、MONTH等函數(shù)則用來判斷當(dāng)年2月份是否屬于閏月，并且判斷本月是30日還是31日。

　　這樣當(dāng)在標(biāo)題行中的L2、S2中選擇考勤年、月時(shí)，如2009年10月份時(shí)，就會(huì)自動(dòng)在C6:AG6、C5:AG5顯示本月所有的考勤日期以及對(duì)應(yīng)星期幾，日?？记跁r(shí)，只需要單擊某個(gè)員工的考勤所在單元格，就可以顯示相應(yīng)考勤提示信息，并且同時(shí)會(huì)彈出一個(gè)考勤符號(hào)下拉列表框，從中選擇對(duì)應(yīng)的考勤符號(hào)即可，如“全”。

　　每月月末以及日常管理中，經(jīng)常需要考勤統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)現(xiàn)起來也非常方便，在此表格的AH5:AL5中輸入統(tǒng)計(jì)內(nèi)容標(biāo)題，如出勤天數(shù)、休班天數(shù)等，然后在統(tǒng)計(jì)第一個(gè)員工出勤天數(shù)的AH7中輸入公式“=COUNTIF($C7:$AG7，“全”)+COUNTIF($C7:$AG7，“半”)/2”，在統(tǒng)計(jì)休班天數(shù)的AI7中輸入公式“=COUNTIF($C7:$AG7，“休”)+COUNTIF($C7:$AG7，“半”)/2”，其他類推。此處使用了COUNTIF函數(shù)，用來通過考勤符號(hào)來統(tǒng)計(jì)每個(gè)員工的出勤情況，而COUNTIF($C7:$AG7，“半”)/2等公式則考慮了半天出勤情況。
巧設(shè)匯總表 核算工資很輕松

　　在月末我不僅需要統(tǒng)計(jì)匯總考勤，根據(jù)公司需要，還需要在考勤匯總的基礎(chǔ)上，再根據(jù)員工的具體情況，進(jìn)行相應(yīng)的扣補(bǔ)，就可以快速準(zhǔn)確地計(jì)算出一個(gè)月的工資表，并進(jìn)而可以輸出打印工資條。

　　新建一個(gè)工作表，命名為“考勤工資匯總表”，輸入標(biāo)題后，根據(jù)各自單位的具體情況，在A7:P7內(nèi)輸入所有的工資核算項(xiàng)目，如姓名、崗位、日資標(biāo)準(zhǔn)、出勤天數(shù)等項(xiàng)目，將需要計(jì)算工資的員工名單復(fù)制到姓名列中，然后在崗位下面的C8中輸入公式“=VLOOKUP(B8，基本資料!$A$2:$D$22，2，0)”，“日資標(biāo)準(zhǔn)”下面的D8中輸入“=VLOOKUP(B8，基本資料!$A$2:$D$22，3，0)”，在“出勤天數(shù)”下面的E8中輸入公式“=VLOOKUP(B8，考勤明細(xì)表!$B$7:$AL$17，33，0)”，此處公式的作用是利用VLOOKUP函數(shù)，根據(jù)B8中員工的姓名，將基本資料以及考勤明細(xì)表中此員工的相應(yīng)數(shù)據(jù)引用過來，采用此方法，將休班天數(shù)、請(qǐng)假天數(shù)、病假天數(shù)、曠工天數(shù)等數(shù)據(jù)也引用到此工資表中。最后在此表中添加其他扣補(bǔ)項(xiàng)目就可以完成工作表的計(jì)算匯總工作了(圖4)。

　　通過上面的一系列操作，我可以非常方便快捷地完成每個(gè)月的考勤統(tǒng)計(jì)工作，不僅得到領(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)，而且也讓自己的工作量大大減少，讓工作也更輕松!其實(shí)大家在日常工作中，充分挖掘Excel的潛力，同樣可以讓自己的工作水平更上一層樓。